POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES VEYRON S.A.S.

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la VEYRON S.A.S., actuando como una empresa privada, en adelante VEYRON, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales VEYRON garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

1.  IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VEYRON S.A.S., es una sociedad por acciones simplificada, de naturaleza comercial, identificada con el NIT 900.784.841-6, cuyo objeto social es el desarrollo de soluciones tecnológicas y comerciales, enfocado en informar, apoyar, asesorar, conectar y gestionar a Clientes y Usuarios, en cualquier tipo de negocio o sector.

Dirección: Carrera 49C No. 75 – 47 Barranquilla Atlántico,

Correo Electrónico: info@carpid.co

2.   POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VEYRON S.A.S., en virtud de su objeto social, ha obtenido y conservado desde su creación, datos personales y datos personales sensibles de los clientes, empleados y proveedores, en adelante los titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados, transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial) aplicando las siguientes políticas:

  1. VEYRON, está comprometida en suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para lo cual, cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas de control de obligatorio cumplimiento.
  • Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles, sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus titulares, manifestado por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorización.
  • Entre las funciones de VEYRON está prestar los servicios dentro de los parámetros y principios señalados en la Ley 100/93, en tal virtud, la solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento de datos personales y datos personales sensibles y/o de su supresión, de los datos registrados en nuestras bases de datos y/o archivos, no será procedente cuando el titular que así lo solicite, tenga el deber legal o contractual de permanecer en ellas.
  • VEYRON, solicitará a los clientes, empleados y proveedores, los datos personales y datos personales sensibles necesarios para establecer la respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, comercial). La información sensible requerida será de libre y

voluntaria entrega   por parte del   respectivo titular,   quien deberá otorgar su consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.

  • VEYRON, velará por el respeto y cumplimiento de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, observando los requisitos especiales establecidos para el tratamiento de sus datos personales y datos personales sensibles.
  • El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los clientes de VEYRON, tendrá la siguiente finalidad:
    • Identificación y validación de derechos de los clientes.
    • Actualización de datos entregados por el titular.
    • Suministro de información de contacto a los prestadores adscritos, para garantizar a los clientes del servicio.
    • Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
    • Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
    • Evaluación de la calidad de los productos y servicios ofrecidos por VEYRON.
    • Para el envío de información, a través de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación
    • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o una de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por VEYRON y/o por terceras personas.
    • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
    • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de VEYRON.
  • El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los empleados de VEYRON, tendrá la siguiente finalidad:
    • Realización del proceso de selección de personal de acuerdo a su aptitud para un cargo o tarea.
    • Verificar referencias personales y laborales; contactar a sus familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.
    • Establecer una relación contractual.
    • Ofrecerle oportunidades de capacitación.
    • Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar y seguridad y salud en el trabajo.
    • Cumplir el proceso de afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral (Entidades Promotoras de Salud, Administradoras de riesgos laborales, Fondos de pensiones y cesantías, Caja de Compensación)
    • Efectuar el proceso de Remuneración.
    • Informar al empleado sobre cualquier modificación de la relación contractual
    • Ejercer la defensa ante acciones legales, cumplir con exigencias judiciales o de otras autoridades competentes, derivadas de la vinculación contractual.
    • Creación de cuentas de correo electrónico laboral; elaboración de directorio de la empresa; asignar herramientas de trabajo; asignar claves y contraseñas, asegurar el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones laborales;
    • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
  • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.
  • El tratamiento de los datos personales y datos personales sensibles proporcionados por los proveedores de VEYRON, tendrá la siguiente finalidad:
    • Realizar la vinculación contractual.
    • Realizar estudios de crédito y deposito.
    • Elaborar documentos, contratos, convenios y recibos.
    • Evaluar la calidad y desempeño del Proveedor en cumplimiento de sus funciones derivadas de la relación contractual.
    • Verificar referencias de otros clientes.
    • Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
    • Publicar productos o servicios en el portal VEYRON en línea.
    • Para el envío de información, a través de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación
    • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o una de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por VEYRON y/o por terceras personas.
    • Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
    • En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.

3.  DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.
    1. Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.
    1. Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al Responsable de la información.
    1. Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a VEYRON S.A.S. para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
    1. Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VEYRON S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.

VEYRON S.A.S., mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en estas Políticas, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.

4.  RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área administrativa como responsable en adelantar las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del titular, atenderá y gestionará las solicitudes por medio del correo electrónico info@carpid.co.

Los empleados en su calidad de titulares de los datos personales y datos personales sensibles, podrán gestionar sus consultas o reclamos a través del área de Gestión Administrativa de VEYRON S.A.S.

5.  PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

  • DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, VEYRON S.A.S., debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías: a) La primera implica que el Titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales. b) La segunda, que el Titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable. c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de VEYRON S.A.S., de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento. Parágrafo: VEYRON S.A.S., garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
  • CONSULTAS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, VEYRON S.A.S., garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales VEYRON S.A.S., garantiza:

  1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez

(10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco

(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

  • RECLAMOS: De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
  1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra VEYRON S.A.S., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.  VIGENCIA

La presente política rige a partir del veintiocho (28) de octubre del 2014 y su vigencia estará supeditada a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica de VEYRON S.A.S.